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Plan de Contingencias: qué es, qué debe contener, etc.


Qué es un plan de contingencia y cuáles son sus funciones, objetivos y contenidos

 

En una ocasión, a una persona que labora en un organismo en el que estuve apoyando para su sistema de gestión de la calidad ISO 9001:2008, pregunté si sabía qué debe contener un Plan de Contingencia y me respondió: “Para mi Jefe es algo muy sencillo él dice el plan debe contener dónde llamar y por dónde correr".  

 

Y creo que, desafortunadamente, este tipo de respuestas son comunes en muchísimos casos. Es por ello que me parece muy conveniente que se hagan mayores esfuerzos de difusión, información, capacitación y adiestramiento en lo concerniente a planes de contingencia.


Se entiende por PLAN DE CONTINGENCIA los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa o insttución, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, aún cuando alguna de sus funciones se viese dañada por un accidente interno o externo.

Que una organización prepare sus planes de contingencia, no significa que reconozca la ineficacia de su empresa o institución, sino que supone un avance a la hora de superar cualquier eventualidad que puedan acarrear perdidas o importantes perdidas y llegado el caso no solo materiales sino personales.
Los Planes de Contingencia se deben hacer de cara a futuros acontecimientos para los que hace falta estar preparado.

La función principal de un Plan de Contingencia es la continuidad de las operaciones de la empresa y su elaboración la dividimos en cuatro etapas:
1. Evaluación.
2. Planificación.
3. Pruebas de viabilidad.
4. Ejecución.

Las tres primeras hacen referencia al componente preventivo y la última a la ejecución del plan una vez ocurrido el siniestro.
La planificación aumenta la capacidad de organización en caso de siniestro sirviendo como punto de partida para las respuestas en caso de emergencia.


Es mejor planificar cuando todavía no es necesario.

Los responsables de la Planificación, deben evaluar constantemente los planes creados del mismo modo deberán pensar en otras situaciones que se pudiesen producir. Un Plan de Contingencia estático se queda rápidamente obsoleto y alimenta una falsa sensación de seguridad, solo mediante la revisión y actualización periódicas de lo dispuesto en el Plan las medidas preparatorias adoptadas seguirán siendo apropiadas y pertinentes.

Toda planificación de contingencia debe establecer objetivos estratégicos así como un Plan de acción para alcanzar dichos objetivos. A continuación veremos las diferencias fundamentales entre una Planificación de la Contingencia y la planificación de los objetivos:

La planificación de la contingencia implica trabajar con hipótesis y desarrollar los escenarios sobre los que se va a basar la planificación.


La planificación de objetivos ya se conoce el punto de partida y se basará en la evaluación de las necesidades y recursos.

Un Plan de Contingencia debe ser exhaustivo pero sin entrar en demasiados detalles, debe ser de fácil lectura y cómodo de actualizar. Debemos tener en cuanta que un Plan de Contingencia, eminentemente, debe ser Operativo y debe expresar claramente lo que hay que hacer, por quien y cuando.

Toda Planificación debe tener en cuenta al personal que participar directamente en ella desde el personal que lo planifica hasta aquellos que operativamente participarían en el accidente. Debemos tener en cuenta los procedimientos para la revisión del Plan, quien lo actualizará y como, esa información, llegara a los afectados.


El Plan de Emergencia

Una Planificación de Contingencias debe ser también un Plan de Emergencia que contenga los siguientes elementos:

a) Identificación del escenario
b) Objetivos operativos
c) Medidas que se deben adoptar
d) Investigación
e) Conclusiones

Objetivos Generales
a) Minimizar las perdidas
Objetivos Particulares
b) Gestión y coordinación global, asignación de responsabilidades
c) Activación del Plan de Emergencia
d) Minimizar las perdidas

Contenido del Plan de Contingencia
a) La naturaleza de la contingencia
b) Las repercusiones operativas de la contingencia
c) Las respuestas viables
d) Las implicaciones financieras de las respuestas
e) Cualquier efecto en otro proceso

Se deberán valorar los diferentes escenarios, esta actividad es la más intuitiva y sin embargo una de las más importantes ya que sienta las bases de toda la planificación posterior. Para establecer escenarios es necesario formular distintas hipótesis, aunque estas se basen en todos los conocimientos disponibles, nunca se debe eliminar el elemento de imprevisibilidad.

Debe ser un documento “vivo”, actualizándose, corrigiéndose, y mejorándose constantemente. No se trata de un documento que deba ser revisado exhaustivamente y en fechas fijas, sino de un documento que esté en permanente estado de cambio, esto es, en mejora continua.

Los planes de contingencia deberán ser realistas y eficaces. Deberá existir un mecanismo para determinar qué plan de contingencia alternativo se instrumentará, tomando en consideración la eficiencia con respecto al costo. En situaciones de crisis, el rendimiento con respecto a otros objetivos es secundario.

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Fuente:

Publicado en http://www.forodeseguridad.com/artic/segcorp/7209.htm

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Datos generales para elaborar un Plan de Contingencias:

1) Elaborar una detección de riesgos generales de la localidad en la que se encuentra la empresa o institución que se trate. Esto se conoce como Análisis de Riesgos.


2) El plan debe tener información previa o una introducción que contenga lo siguiente: lugares físicos, con mapas del inmueble, actividades que ahí se realizan, miembros que la forman, recursos con los que cuenta, empresas y otros inmuebles que la circundan.

 

3) Organización y estructura para la atención de emergencias: organigramas de comités de emergencias, brigadas de emergencias, servicios médicos, servicios de apoyo internos y externos como policía, bomberos, servicios médicos, transporte, etc. Debe quedar muy claro quien toma las decisiones y el nivel de delegación en cada situación o contingencia.


4) En base al Análisis de Riesgos, se tendrá una sección con las instrucciones de qué hacer en cada una de las emergencias posibles encontradas, como: incendios, sismos, inundaciones, robo con violencia, etc. Cada uno de los riesgos deberá tener las instrucciones para: empleados, mandos medios y comités de ejecutivos, qué deben hacer cada uno de ellos en general.


5) Secciones de anexos con: mapas y rutas de evacuación, datos personales de emergencia de todos los miembros de la asociación y teléfonos de contactos importantes para la atención de las emergencias.

 

Todo esto es muy general. Para cada caso, hay particularidades que deben considerarse y atenderse, siempre tomando como base las disposiciones legales y reglamentarias y de las autoridades de protección civil en el ámbito correspondiente.

 

Para contar con apoyo de consultoría en elaboración e implementación de planes de contingencias:

Excelencia y Creatividad Empresarial

http://www.ece.com.mx/

 

        seguridad@ece.com.mx

 

.

                                            

 

 

 

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ALBERTO

HAAZ DÍAZ

Ciudadano con la convicción de fomentar cotidianamente una buena ética ciudadana y en servidores públicos, de manera que podamos crear un sólido muro anti-corrupción.

Especialista en administración y sistemas de Gestión para Resultados, Planificación, Presupuestos públicos, Calidad, Participación Ciudadana y Perspectiva de Género.

Es presidente del consejo directivo de la Asociación Civil ISAP

Instituto Sonorense de Administración Pública, A.C.

Realizó estudios profesionales en la Universidad de Sonora, Ingeniero Industrial Administrador, posgrado de Especialización en Desarrollo Económico por la Universidad de Arizona, y Maestría en Consultoría Interna y Externa por el Instituto Empresa Inteligente.

Fue servidor público en más de tres décadas hasta 2009, siendo Residente Regional de la Secretaría de Programación y Presupuesto Federal para los municipios del Noroeste de Sonora con sede en Puerto Peñasco de 1975 a 1979, y posteriormente en el Gobierno del Estado de Sonora de 1979 hasta 2009 desempeñó cargos de Director General en los siguientes puestos de Director General:

de  Presupuesto estatal

- de Sistemas e Informática,

- de Desarrollo Regional y Municipal,

- de Finanzas de Obras Públicas Concertadas (CECOP)

- de Planeación Educativa (SEC), y

-de Innovación y Calidad en la Sría. de la Contraloría General

Co-Creador del Modelo de Excelencia aplicado para premios nacionales IMDA otorgado a administraciones estatales y municipales de México (2007, 2008 y 2009); modelo en el que se estableció especial énfasis al componente del "Combate a la Corrupción" y así cada práctica inscrita tenía que demostrar su enfoque y real aplicación en dicho sentido.

Ha sido docente: en la UNISON (80s), en el Instituto Sonorense de Administración Pública (ISAP) desde 1991 en programas de Especialización y Maestrías de Administración Pública y de Competencias Ejecutivas para la Gestión Pública.

A una Aula de este instituto (ISAP, A.C.) se asignó su nombre en 2009 por haber sido nombrado "maestro distinguido" de seis generaciones de sus estudiantes de manera consecutiva

En la Universidad de Sonora (UNISON) impartió clases de presupuesto, estadísticas y métodos cuantitativos para la toma de decisiones, y Seminario I de Ingeniería Industrial, en años 1980 a 84.

En la Universidad Estatal de Sonora (UES) impartió la asignatura de Administración Estratégica y de Contingencias la de Introducción al campo profesional de la Administración de Empresas, y la de Comportamiento Organizacional enfocado a la Calidad.

Desde 2011 es miembro de la Junta Directiva de Sonora Ciudadana, A.C.

Desde noviembre 2013 es presidente  del Consejo Directivo del Instituto Sonorense de Administración Pública ISAP, A.C.


 

También ha sido conferencista en temas de: gestión para el éxito sostenido (ISO9004); y de ética pública, entre otros.

Con la ONG "SUMA" participó en asesoría y capacitación para el empoderamiento económico de mujeres:

  • alberto.haaz@gmail.com
  • Hermosillo, Sonora

http://isap.mx

 

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